Thoát Khỏi Những Cuộc Họp Bế Tắc Với Bảng Ghim Văn Phòng

“Lại họp à?” – có lẽ đó là câu cửa miệng mà nhiều người trong chúng ta thầm nghĩ. Ai cũng sợ cảm giác ngồi trong một buổi thảo luận lan man, ý tưởng hay thì trôi mất, còn không khí thì dần đi vào bế tắc. Nhưng buổi họp trong câu chuyện này lại rất khác. Mọi thứ thay đổi chỉ từ một vật dụng quen thuộc. Cùng Bảng Tốt khám phá xem chiếc bảng ghim văn phòng đã biến sự chán nản thành hứng khởi, biến ý tưởng rời rạc thành kế hoạch hoàn hảo như thế nào nhé.

1. Buổi họp lên ý tưởng cho sản phẩm mới

Khi cuộc họp là một “nỗi ám ảnh”

“Lại họp…” – tiếng thở dài não nề lan truyền trong không khí văn phòng ngay khi email thông báo họp được gửi đi. Mọi người bắt đầu thì thầm với nhau, những lời phàn nàn quen thuộc lại vang lên: “Lần nào họp cũng lan man, bắt nhân viên đưa ra 5-6 ý tưởng, cuối cùng không chọn được ý tưởng nào?”. Người khác lại thêm vào: “Rồi cuối cùng lại trách mắng chúng mình thái độ làm việc lồi lõm…”. Với họ, mỗi cuộc họp lên ý tưởng sản phẩm mới đều giống như một vở kịch cũ, thiếu sáng tạo và không bao giờ có hồi kết rõ ràng.

Bước vào phòng họp với tâm thế uể oải, cả nhóm đã chuẩn bị sẵn sàng cho một buổi chiều mệt mỏi nữa. Nhưng, một cảnh tượng bất ngờ đã hiện ra trước mắt.

Sự thay đổi bất ngờ: Từ hoài nghi đến tò mò

Không còn dãy bàn dài và ghế được bố trí thành từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm ngồi quây tròn ấm cúng. Điều đặc biệt là ở mỗi bàn đều có sẵn một chiếc bảng ghim vải nỉ cỡ vừa, với bề mặt êm ái và màu sắc tươi tắn. Gần vị trí của giám đốc là một chiếc bảng ghim gỗ bần lớn có chân đứng, trông vừa chuyên nghiệp vừa gần gũi.

Không khí im lặng bị phá vỡ bởi những tiếng xì xào, bàn tán. Mọi người nhìn nhau đầy hoài nghi: “Không biết sếp lại bày trò gì nữa đây… Bình thường chỉ có mỗi cái bảng ghim dán tường cũ kỹ ở góc phòng để giấy tờ, nay lại bày ra thế này”.

Chiếc bảng ghim biến bế tắc thành bùng nổ

Giám đốc bước vào, và buổi họp chính thức bắt đầu. Không có những bài diễn văn dài dòng, ông đi thẳng vào vấn đề và giới thiệu cách làm việc mới. Không khí căng thẳng, hoài nghi ban đầu dần được thay thế bằng sự sôi nổi và hào hứng đến không ngờ.

• Làm việc nhóm (teamwork): Mọi người được chia thành các nhóm và bắt đầu cùng nhau thảo luận ý tưởng cho sản phẩm mới.
• Trực quan hóa ý tưởng: Thay vì chỉ nói suông, các ý tưởng được phác họa nhanh ra giấy, từ bản vẽ, sơ đồ tư duy cho đến những ghi chú quan trọng, và tất cả đều được ghim ngay ngắn lên chiếc bảng ghim văn phòng của mỗi nhóm. Bỗng chốc, những ý tưởng vô hình đã trở nên sống động, dễ hình dung hơn bao giờ hết.
• Thuyết trình đầy cảm hứng: Lần lượt từng nhóm một mang chiếc bảng ghim của mình lên thuyết trình. Chiếc bảng giờ đây không chỉ là nơi trưng bày mà còn là một công cụ kể chuyện, giúp phần trình bày của mỗi nhóm trở nên mạch lạc, hấp dẫn và đầy thuyết phục.

Trên chiếc bảng ghim lớn của mình, giám đốc đã biến nó thành một chiếc bảng ghim thông báo trực quan, ghim sẵn các nhiệm vụ và thông tin cốt lõi cần thực hiện. Sau khi lắng nghe tất cả các nhóm, ông cẩn thận lựa chọn ra 3 ý tưởng tiềm năng nhất và ghim chúng lên bảng. Ông lần lượt phân tích quan điểm của mình về từng ý tưởng, tạo cơ hội cho mọi người cùng đưa ra ý kiến phản biện. Cuộc thảo luận trở nên sôi nổi, đa chiều và cuối cùng, một ý tưởng xuất sắc nhất đã được cả tập thể thống nhất lựa chọn trong sự đồng thuận.

 

2. Bảng ghim và những lợi ích tuyệt vời

Trong dòng chảy công việc hối hả, làm thế nào để mọi ý tưởng không bị bỏ lỡ, mọi thông tin quan trọng đều được nắm bắt và cả đội ngũ luôn cùng nhìn về một hướng? Câu trả lời đôi khi lại nằm ở một giải pháp đơn giản đến bất ngờ: một chiếc bảng ghim văn phòng. Không chỉ là một vật dụng trang trí, nó còn là một công cụ đắc lực mang đến vô vàn lợi ích cho không gian làm việc hiện đại.

• “Hiện Hình Hóa” Mọi Ý Tưởng Một ý tưởng dù hay đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu chỉ nằm trong suy nghĩ. Bảng ghim văn phòng cho phép bạn biến những ý tưởng vô hình đó thành những thứ có thể nhìn thấy, chạm vào. Từ đó, cả nhóm có một cái nhìn tổng thể, dễ dàng thảo luận, bổ sung và phát triển ý tưởng một cách trực quan và hiệu quả hơn.
• Tạo Ra Không Gian Sáng Tạo Bình Đẳng Trên bề mặt của một chiếc bảng ghim, mọi ý kiến đều có giá trị như nhau. Không có rào cản nào giữa sếp và nhân viên, giữa người hướng nội và người hướng ngoại. Đây chính là không gian lý tưởng để mọi thành viên đều cảm thấy được lắng nghe, tự tin đóng góp và cùng nhau khơi dậy nguồn sáng tạo vô tận của cả tập thể.
• Trung Tâm Thông Tin Của Cả Đội Thay vì các thông báo bị trôi đi trên group chat, bảng ghim văn phòng hoạt động như một “trạm thông tin” trung tâm. Từ lịch làm việc, mục tiêu dự án, cho đến những thông báo quan trọng, tất cả đều được hiển thị rõ ràng, giúp mọi người luôn nắm bắt kịp thời và giảm thiểu sai sót trong giao tiếp.
• Khơi Nguồn Cảm Hứng và Gắn Kết Đội Ngũ Một chiếc bảng ghim được lấp đầy bởi các kế hoạch, hình ảnh và mục tiêu chung sẽ trở thành nguồn cảm hứng làm việc mỗi ngày. Nó không chỉ là nơi để ghim tài liệu, mà còn là nơi thể hiện tinh thần, văn hóa và sự nỗ lực của cả một đội ngũ, từ đó thắt chặt hơn nữa sự gắn kết giữa các thành viên

Quý doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất làm việc, dễ dàng đạt được các mục tiêu? Trang bị bảng ghim văn phòng sẽ giúp hiện thực hóa điều này. Với bất cứ thắc mắc gì, vui lòng liên hệ với Bảng tốt để được hỗ trợ nhé!