Công ty nên dùng loại bảng phòng họp nào? 5 lựa chọn theo từng nhu cầu

Bảng phòng họp là công cụ hỗ trợ trực tiếp cho quá trình trao đổi, brainstorming, trình bày ý tưởng và theo dõi công việc trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi không gian lại có yêu cầu khác nhau: phòng họp lãnh đạo ưu tiên thẩm mỹ, phòng đào tạo cần tính linh hoạt, còn phòng họp nội bộ thường chú trọng khả năng viết – xóa và sử dụng thường xuyên.

Vì vậy, thay vì chọn theo kiểu dáng hoặc giá thành, doanh nghiệp nên căn cứ vào mục đích sử dụng thực tế. Dưới đây là 5 loại bảng phù hợp với từng nhu cầu phòng họp.

1. Vì sao nên chọn bảng phòng họp theo nhu cầu sử dụng?

Một chiếc bảng phù hợp giúp cuộc họp trực quan hơn, dễ trình bày và thuận tiện khi cần ghi chú hoặc theo dõi nội dung.

Trước khi mua, doanh nghiệp nên xác định:

• Bảng chủ yếu dùng để viết hay trưng bày tài liệu?
• Có cần gắn giấy bằng nam châm không?
• Bảng có cần di chuyển không?
• Phòng họp ưu tiên tính thẩm mỹ hay công năng?
• Có thường xuyên tổ chức đào tạo, workshop hay brainstorming không?
• Bảng được sử dụng hàng ngày hay chỉ thỉnh thoảng?

Xác định rõ những yếu tố này sẽ giúp chọn đúng loại bảng và tránh đầu tư không phù hợp với nhu cầu thực tế.

Chọn bảng phòng họp theo nhu cầu sử dụng

2. 5 loại bảng phù hợp với từng nhu cầu phòng họp

Bảng kính – phù hợp với phòng họp hiện đại

Bảng kính phòng họp có bề mặt sáng, thiết kế tối giản và dễ vệ sinh. Loại bảng này phù hợp với phòng họp lãnh đạo, phòng tiếp khách hoặc văn phòng có nội thất hiện đại.

Bảng thích hợp để ghi chú, brainstorming, vẽ sơ đồ và trình bày kế hoạch.

Nên chọn khi: ưu tiên tính thẩm mỹ và cần một bề mặt viết – xóa chuyên nghiệp.

Bảng kính phòng họp : Thẩm mỹ - sang trọng - hiện đại

Bảng từ trắng – lựa chọn đa dụng

Bảng từ trắng vừa có thể viết trực tiếp, vừa dùng nam châm để gắn tài liệu nên phù hợp với phần lớn phòng họp nội bộ.

Có thể sử dụng cho:

• Brainstorming
• Theo dõi tiến độ
• Lập kế hoạch
• Phân công công việc
• Trình bày sơ đồ

Nên chọn khi: cần một chiếc bảng dễ dùng, linh hoạt và sử dụng thường xuyên.

Bảng từ trắng cho phòng họp - lựa chọn phổ biến cho quý công ty

Bảng flipchart – phù hợp với đào tạo, workshop

Bảng flipchart thường có chân đứng, kích thước gọn và dễ thay đổi vị trí.

Loại bảng này phù hợp với các buổi đào tạo, workshop, thuyết trình hoặc họp nhóm nhỏ. Người dùng cũng có thể kết hợp giấy flipchart để lưu lại nội dung sau buổi họp.

Nên chọn khi: cần bảng nhỏ gọn, cơ động và thường xuyên thay đổi vị trí.

Bảng flipchart cho phòng họp

Bảng tương tác thông minh – phù hợp với phòng họp số hóa

Bảng tương tác thông minh phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên họp trực tuyến, trình chiếu dữ liệu hoặc làm việc cộng tác giữa nhiều bộ phận.

Tùy thiết bị, bảng có thể hỗ trợ:

• Viết và thao tác trực tiếp trên màn hình
• Trình chiếu tài liệu, hình ảnh, video
• Chia sẻ nội dung trong cuộc họp
• Họp trực tuyến và làm việc từ xa
• Lưu hoặc gửi lại nội dung sau buổi họp

So với bảng viết truyền thống, bảng tương tác mang lại trải nghiệm trực quan và phù hợp hơn với các phòng họp hiện đại, doanh nghiệp công nghệ hoặc môi trường làm việc số hóa.

Nên chọn khi: doanh nghiệp cần kết hợp trình chiếu, tương tác và cộng tác trực tiếp trên cùng một thiết bị.

Màn hình tương tác thông minh phục vụ công tác hội họp

3. 5 tiêu chí cần kiểm tra trước khi mua bảng phòng họp

Khi chọn bảng viết phòng họp, doanh nghiệp nên kiểm tra nhanh các yếu tố sau:

• Kích thước phòng: Phòng nhỏ nên chọn bảng vừa phải; phòng họp đông người cần bảng đủ lớn để người ngồi xa vẫn quan sát được.
• Diện tích viết: Nếu thường xuyên brainstorming, lập kế hoạch hoặc vẽ sơ đồ, nên chọn bảng rộng hoặc bảng hai mặt.
• Vị trí lắp đặt: Bảng treo tường phù hợp với không gian cố định; bảng flipchart hoặc bảng di động phù hợp khi cần thay đổi vị trí.
• Tần suất sử dụng: Bảng dùng hàng ngày nên có bề mặt dễ viết, dễ xóa và thuận tiện vệ sinh.
• Thiết kế phòng họp: Phòng họp lãnh đạo hoặc tiếp khách có thể ưu tiên bảng kính; phòng họp nội bộ nên chú trọng công năng và sự linh hoạt.

Chỉ cần xác định rõ 5 yếu tố này, doanh nghiệp sẽ dễ khoanh vùng loại bảng phù hợp hơn mà không cần lựa chọn quá nhiều mẫu.

4. Bảng Tốt cung cấp bảng phòng họp cho nhiều nhu cầu sử dụng

Nếu doanh nghiệp đang tìm bảng phòng họp công ty, Bảng Tốt cung cấp nhiều dòng bảng phục vụ các nhu cầu khác nhau như:

• Bảng kính
• Bảng từ trắng
• Bảng flipchart
• Bảng di động
• Bảng ghim

Mỗi loại phù hợp với một không gian riêng. Phòng họp lãnh đạo có thể ưu tiên bảng kính để đảm bảo tính thẩm mỹ; phòng họp nội bộ thường phù hợp với bảng từ trắng; phòng đào tạo hoặc workshop có thể chọn bảng flipchart hay bảng di động.

Bên cạnh loại bảng, doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến kích thước. Bảng quá nhỏ sẽ nhanh đầy khi viết, trong khi bảng quá lớn có thể chiếm diện tích và gây mất cân đối không gian.

Vì vậy, trước khi đặt mua, nên xác định:

• Kích thước khu vực lắp bảng
• Số người thường xuyên tham gia họp
• Khoảng cách quan sát
• Nhu cầu viết hoặc trưng bày tài liệu
• Yêu cầu cố định hay di chuyển

Tùy vào mục đích sử dụng, mỗi doanh nghiệp sẽ có lựa chọn bảng phòng họp khác nhau. Bảng kính phù hợp với không gian hiện đại, bảng từ trắng linh hoạt cho nhu cầu họp nội bộ, bảng flipchart và bảng di động thuận tiện khi cần thay đổi vị trí, bảng ghim thích hợp để trưng bày tài liệu, còn bảng tương tác thông minh đáp ứng tốt xu hướng họp và làm việc số hóa. Trước khi mua, doanh nghiệp nên cân nhắc diện tích phòng, tần suất sử dụng và nhu cầu trình bày thực tế để chọn loại bảng phù hợp.

Nếu chưa xác định được phương án tối ưu, có thể liên hệ Bảng Tốt để được tư vấn loại bảng và kích thước phù hợp với từng không gian phòng họp.