Bảng thông báo văn phòng và nhà máy: Nên chọn bảng ghim, bảng kính hay bảng từ?

1. Các loại bảng thông báo phổ biến hiện nay

Khi lựa chọn bảng thông báo cho văn phòng hoặc nhà máy, ba loại được sử dụng phổ biến nhất là bảng ghim, bảng kính và bảng từ. Mỗi loại có cách sử dụng và đặc điểm bề mặt khác nhau.

• Bảng ghim được thiết kế để cố định giấy tờ, hình ảnh hoặc thông báo bằng ghim. Đây là dòng bảng quen thuộc tại văn phòng, trường học, khu sinh hoạt chung và các khu vực đăng thông tin nội bộ.
• Bảng kính có bề mặt phẳng, sáng và có thể viết – xóa bằng bút chuyên dụng. Kiểu dáng hiện đại giúp loại bảng này thường xuất hiện tại phòng họp, văn phòng quản lý hoặc những không gian chú trọng tính thẩm mỹ.
• Bảng từ cho phép viết trực tiếp trên bề mặt, đồng thời có thể sử dụng nam châm để gắn giấy tờ, biểu mẫu hoặc thẻ thông tin. Nhờ tính linh hoạt, bảng được ứng dụng khá rộng trong cả văn phòng lẫn khu vực sản xuất.

Nhìn chung, bảng ghim phù hợp với nhu cầu treo giấy, bảng kính thiên về viết – trình bày và tính thẩm mỹ, còn bảng từ linh hoạt hơn khi cần vừa viết vừa gắn tài liệu. Tuy nhiên, để biết loại nào thực sự phù hợp, cần xét đến môi trường và mục đích sử dụng cụ thể.

Các loại bảng thông báo phổ biến

2. Văn phòng nên chọn bảng ghim, bảng kính hay bảng từ?

Tại văn phòng, mỗi khu vực thường có một nhu cầu sử dụng bảng khác nhau. Vì vậy, không nhất thiết toàn bộ công ty phải sử dụng cùng một loại bảng.

Chọn bảng ghim khi cần treo nhiều thông báo cố định

Bảng ghim thông báo cho các quý công ty

Nếu mục đích chính là đăng tài liệu để nhân viên theo dõi trong nhiều ngày hoặc nhiều tuần, bảng ghim thường là phương án phù hợp.

Có thể sử dụng cho:

• Thông báo từ phòng nhân sự

• Nội quy công ty

• Lịch nghỉ, lịch sự kiện

• Chính sách và phúc lợi

• Thông tin tuyển dụng nội bộ

• Các tài liệu cần giữ nguyên trong thời gian dài

Ưu điểm của bảng ghim là dễ sắp xếp nhiều tài liệu trên cùng một bề mặt. Khi cần thay đổi, chỉ cần tháo giấy cũ và ghim tài liệu mới, không mất nhiều thao tác.

Loại bảng này đặc biệt phù hợp tại khu sinh hoạt chung, hành lang, pantry hoặc khu vực HR.

Chọn bảng kính khi cần không gian hiện đại, chuyên nghiệp

Với phòng họp, phòng quản lý hoặc khu vực tiếp khách, tính thẩm mỹ thường được đặt cao hơn.

Bảng kính có bề mặt sáng, sạch và thiết kế tối giản nên dễ kết hợp với nội thất văn phòng hiện đại. Bảng thích hợp để:

• Brainstorm ý tưởng

• Ghi chú trong cuộc họp

• Trình bày kế hoạch

• Viết lịch công việc

• Theo dõi mục tiêu ngắn hạn

Nếu doanh nghiệp muốn bảng vừa đáp ứng công năng làm việc vừa góp phần giữ không gian gọn gàng, chuyên nghiệp, bảng kính là lựa chọn đáng cân nhắc.

Bảng kính thông báo cho không gian văn phòng hiện đại

Chọn bảng từ khi thông tin cần cập nhật thường xuyên

Đối với các nội dung thay đổi hàng ngày hoặc hàng tuần, bảng từ thường tiện hơn vì có thể viết trực tiếp và gắn tài liệu bằng nam châm.

Bảng phù hợp với:

• KPI

• Task board

• Lịch tuần

• Phân công nhân sự

• Tiến độ dự án

• Kế hoạch công việc

Nhờ khả năng thay đổi nội dung nhanh, bảng từ đặc biệt phù hợp với những phòng ban thường xuyên cần cập nhật trạng thái công việc.

Nhà máy, nhà xưởng nên chọn loại bảng thông báo nào?

Với bảng thông báo nhà máy, tiêu chí lựa chọn có phần khác văn phòng. Ngoài khả năng hiển thị thông tin, doanh nghiệp cần quan tâm nhiều hơn đến tần suất cập nhật, môi trường lắp đặt, khả năng vệ sinh và độ thuận tiện khi vận hành.

Bảng từ phù hợp với quản lý sản xuất và KPI

Trong nhà máy, nhiều thông tin phải thay đổi theo ngày, ca làm việc hoặc tình hình thực tế của dây chuyền.

Bảng từ có thể sử dụng cho:

• Kế hoạch sản xuất

• Sản lượng từng ca

• KPI bộ phận

• Phân công nhân sự

• Tiến độ sản xuất

• Theo dõi tình trạng máy móc

• Mục tiêu chất lượng

• Bảng quản lý trực quan, 5S

Người quản lý có thể viết trực tiếp hoặc sử dụng nam châm để di chuyển biểu mẫu, thẻ trạng thái và tài liệu. Điều này giúp quá trình cập nhật nhanh hơn so với việc phải in và thay toàn bộ nội dung.

Với những khu vực triển khai visual management, bảng từ thường là lựa chọn có tính ứng dụng cao.

Bảng từ phù hợp với quản lý sản xuất và KPI

Bảng ghim phù hợp với thông báo nội bộ ít thay đổi

Không phải mọi thông tin trong nhà máy đều cần cập nhật hàng ngày.

Các nội dung như:

• Nội quy

• Lịch nghỉ

• Thông báo công đoàn

• Chính sách nhân sự

• Hoạt động nội bộ

• Thông báo chung

có thể sử dụng bảng ghim để trình bày rõ ràng và dễ theo dõi.

Tuy nhiên, cần cân nhắc vị trí lắp đặt. Ở những khu vực có nhiều bụi, hơi ẩm hoặc cần lau chùi thường xuyên, bảng ghim có thể không tiện bằng các loại bảng có bề mặt cứng.

Bảng ghim phù hợp với thông báo nội bộ ít thay đổi

Bảng kính phù hợp hơn với khu vực sạch

Trong môi trường nhà máy, bảng kính thường được bố trí tại:

• Văn phòng nhà máy

• Phòng họp

• Phòng quản lý

• Phòng QA/QC

• Phòng đào tạo

• Các khu vực sạch

Bảng kính mang lại hình thức chuyên nghiệp và dễ vệ sinh. Tuy nhiên, tại khu vực sản xuất có nguy cơ va đập cao, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn.

Nhìn chung, bảng từ có tính linh hoạt cao hơn cho hoạt động quản lý sản xuất, bảng ghim phù hợp với thông báo nội bộ cố định, còn bảng kính nên ưu tiên cho những khu vực văn phòng hoặc không gian sạch trong nhà máy.

Bảng kính phù hợp với khu vực sạch sẽ sáng sủa

5 tiêu chí chọn bảng thông báo phù hợp trước khi mua

Dù sử dụng cho văn phòng hay nhà máy, doanh nghiệp không nên lựa chọn bảng chỉ dựa vào mẫu mã hoặc giá thành. Một chiếc bảng phù hợp cần đáp ứng đúng cách sử dụng thực tế.

1. Xác định nội dung cần hiển thị

Trước tiên, hãy xác định bảng chủ yếu dùng để treo giấy hay viết trực tiếp.

Nếu phần lớn là tài liệu in sẵn, bảng ghim có thể đáp ứng tốt. Nếu cần viết – xóa thường xuyên, nên ưu tiên bảng kính hoặc bảng từ.

Trường hợp cần kết hợp cả hai, bảng từ sẽ linh hoạt hơn.

2. Xem xét tần suất cập nhật

Nội dung thay đổi vài tuần hoặc vài tháng một lần không cần loại bảng quá linh hoạt.

Ngược lại, KPI, sản lượng, lịch công việc hoặc kế hoạch sản xuất thường được cập nhật hàng ngày nên lựa chọn bề mặt dễ viết, xóa và thay đổi thông tin.

Các tiêu chí lựa chọn bảng thông báo trước khi mua

3. Cân nhắc môi trường lắp đặt

Phòng họp, hành lang văn phòng và khu vực dây chuyền sản xuất có điều kiện sử dụng hoàn toàn khác nhau.

Văn phòng có thể ưu tiên tính thẩm mỹ. Nhà xưởng cần chú ý hơn đến bụi, độ ẩm, khả năng vệ sinh và nguy cơ va đập.

4. Chọn kích thước phù hợp

Kích thước bảng cần tương xứng với lượng thông tin hiển thị và khoảng cách quan sát.

Trước khi đặt bảng, nên xác định:

• Diện tích tường

• Khoảng cách người xem

• Số lượng tài liệu

• Kích thước biểu mẫu

• Số người cùng sử dụng bảng

Điều này giúp tránh tình trạng bảng quá nhỏ gây rối thông tin hoặc quá lớn nhưng không khai thác hết diện tích.

5. Quan tâm đến độ bền và khả năng sử dụng lâu dài

Ngoài giá mua ban đầu, doanh nghiệp nên tính đến chất lượng bề mặt, khả năng vệ sinh và tần suất sử dụng.

Đặc biệt khi triển khai số lượng lớn cho nhiều phòng ban hoặc khu vực sản xuất, việc chọn đúng loại bảng từ đầu sẽ giúp hạn chế chi phí sửa chữa và thay thế về sau.

Bảng Tốt – đơn vị cung cấp bảng thông báo cho văn phòng và nhà máy

Nếu đang cần tìm bảng ghim, bảng kính, bảng từ hoặc các loại bảng thông báo cho văn phòng và nhà máy, doanh nghiệp có thể tham khảo sản phẩm tại Bảng Tốt.

Tùy từng vị trí sử dụng, phương án phù hợp có thể khác nhau: khu vực HR cần bảng ghim để treo thông báo, phòng họp ưu tiên bảng kính, trong khi khu vực quản lý sản xuất có thể cần bảng từ để cập nhật KPI và tiến độ hàng ngày.

Vì vậy, trước khi đặt hàng, nên xác định rõ mục đích sử dụng, kích thước, vị trí lắp đặt và tần suất cập nhật nội dung. Đây cũng là cơ sở để Bảng Tốt tư vấn loại bảng phù hợp hơn thay vì lựa chọn theo mẫu mã đơn thuần.

Tóm lại, nếu chủ yếu treo tài liệu giấy, bảng ghim là lựa chọn đơn giản và hiệu quả. Nếu ưu tiên hình thức hiện đại, có thể chọn bảng kính. Còn khi cần cập nhật, viết và thay đổi thông tin liên tục, đặc biệt tại nhà máy, bảng từ thường mang lại tính linh hoạt cao hơn.

Doanh nghiệp chưa xác định được loại bảng hoặc kích thước phù hợp có thể liên hệ Bảng Tốt để được tư vấn dựa trên nhu cầu và vị trí sử dụng thực tế.